Veranstalten Bestimmungen für die Durchführung von Veranstaltungen im IWH
Vom Zeitpunkt der Benachrichtigung der Veranstalter/innen über die Entscheidung des Kuratoriums an gelten die Terminreservierungen als fest vereinbart. Änderungen sind nicht mehr möglich. Über Ausnahmen entscheidet die Leitung des IWH.
Die Veranstalter/innen sind an die Weisungen der Leitung des IWH gebunden, die diese im Rahmen ihrer Zuständigkeit gibt.
Die Teilnahme an den Veranstaltungen im IWH ist nur auf Einladung hin möglich, damit der angestrebte intensive Gedankenaustausch nicht durch ständig wechselndes Publikum gestört wird.
Mit der Durchführung einer Veranstaltung im IWH ist die Auflage verbunden, in allen die Veranstaltung betreffenden Veröffentlichungen, Einladungen und Programmen zu vermerken: "Dem Internationalen Wissenschaftsforum der Universität Heidelberg danke(n) ich (wir) für die Überlassung seiner Räume".
Das IWH übernimmt bei Veranstaltungen in seinen Räumen die folgenden Serviceleistungen:
- Organisation und Ausrichtung der Pausenbewirtung (mind. 2mal pro vollem, 1mal pro halbem Veranstaltungstag),
- Frühstücksbereitung für alle Gäste der IWH-Apartments (einschließlich Haus Buhl),
- nach Absprache mit den Veranstalter/innen: Organisation von Mittag- und/oder Abendessen,
- Bereitstellung aller technischen Einrichtungen des IWH: PC-Benutzung, Standleitung zum Rechenzentrum (Internet), Videoanlage (VHS), Musik- und Kassettentonbandanlage, Diaprojektoren, Overheadprojektor, Hitachi Beamer bzw. Videoprojektor (max. Auflösung 800 x 600), 2 Posterwände: 110 cm x 130 cm, Kopiergerät, Telefax, 1 Flipchart, 1 Whiteboard im Hörsaal; Beamer, Projektionswand, Magnetwände im Workshopraum. Der Nutzung muss eine Einweisung durch die Mitarbeiter/innen des IWH vorausgehen.
Bevor Reservierungen in Hotels vorgenommen werden, müssen alle Apartments des IWH belegt werden. Bei Absagen von Teilnehmer/innen müssen zunächst die in Hotels gebuchten Zimmer unbelegt bleiben. Angemeldete, aber nicht genutzte Apartments des IWH werden den Veranstaltern in Rechnung gestellt. Über Ausnahmen entscheidet die Leitung des IWH.
Acht der zwölf Apartments des IWH sind als Doppelapartments ausgelegt. Alle 12 Apartments können als Einzelzimmer gebucht werden. Das Zweiraum-Apartement 4 sowie das Apartement 3 verfügen je über eine dritte Schlafmöglichkeit. Somit stehen maximal 21 Betten zur Verfügung.
Die An- und Abreisezeiten der Apartmentgäste müssen mit dem IWH abgestimmt werden, wenn sie vor oder nach den Bürozeiten des IWH (8.00 - 16.00 Uhr) liegen. Am Abreisetag müssen die Apartments bis 9:00 Uhr geräumt sein. Ausnahmen sind nach Absprache mit der Leitung des IWH möglich. Ein späterer Empfang der Gäste durch Hilfskräfte des IWH muss den Veranstaltern in Rechnung gestellt werden.
Haustiere sind nicht erwünscht.